Achtergrond
WeTime is een initiatief van de Van Veldhuizen Stichting, in samenwerking met de gemeente Rotterdam onder creatief leiderschap van Being a Designer. Het programma helpt gezinnen met kinderen van 1 tot 3 jaar om dagelijks samen te spelen — met een speelmat en kwartaalse activiteitenkaarten die gratis worden aangeboden.
Om het programma te laten werken was meer nodig dan een mooie website. Deelnemers moesten zich kunnen inschrijven, een welkomstpakket ophalen en gevolgd worden door de medewerkers van de stichting — zonder dat dit extra administratieve last opleverde.
Het Project
Het ontwerp van de website is gemaakt door Being a Designer; Flowpress zorgde voor de technische realisatie én bouwde een volledig deelnemervolgsysteem eromheen.
Website
De website vertaalt het concept van WeTime naar een toegankelijke, warme online ervaring. Ouders vinden er informatie over het programma en kunnen zich direct inschrijven. En de afhaallocaties en -tijden worden direct vanuit een Google Sheet gepubliceerd.
Aanmelding en bevestiging
Na inschrijving via de website ontvangen deelnemers automatisch een bevestigingsmail met een persoonlijke QR-code. Hun gegevens worden direct verwerkt in Airtable, zodat de stichting altijd een actueel overzicht heeft.
Afhaalregistratie via PWA
De afhaalregistratie verloopt via een Progressive Web App (PWA). Op het moment dat een deelnemer het startpakket ophaalt, scant de medewerker de QR-code — de afhaal wordt direct geregistreerd en de deelnemer wordt op actief gezet. Geen papieren lijsten, geen handmatig invoeren nodig.
Deelnemers dashboard
Op het dashboard worden de belangrijkste statistieken weergegeven zodat per jaar de voortgang inzichtelijk is.
Automatische nieuwsbriefkoppeling
Zodra een deelnemer het pakket heeft opgehaald, wordt hij of zij automatisch toegevoegd aan de nieuwsbriefprovider. Zo blijven deelnemers op de hoogte van nieuwe activiteiten en updates zonder extra handwerk. Stoppen ze? Dan worden ze uiteraard ook weer verwijderd.
Resultaat
Van inschrijving tot afhaal verloopt het hele traject automatisch. Medewerkers hebben realtime inzicht in wie zich heeft aangemeld en wie het pakket al heeft opgehaald. De stichting kan zich richten op wat echt telt: gezinnen helpen om meer samen te spelen.
