Achtergrond
Yellow Bike verhuurt fietsen op meerdere locaties in de stad. Klanten kunnen hun fiets op elke locatie terugbrengen; medewerkers verwerkten de verhuur en retour handmatig — via papieren vouchers. Er was er behoefte aan een systeem dat het proces versnelt, flexibeler maakt, fouten voorkomt en realtime inzicht geeft in de vloot.
Het Project
Yellow Scanner is een systeem dat bestaat uit een desktop webapp en een mobiele (PWA) app. Op de desktop komen boekingen binnen en worden vouchers aangemaakt. Via de camera van de werktelefoon scannen de medewerker QR-codes op fietsen en vouchers — het systeem verwerkt de rest automatisch.
Voucherbeheer en verhuur
Elke boeking genereert een voucher met een unieke QR code. Bij het uitleveren scant de medewerker eerst de voucher, daarna de fiets(en). De koppeling wordt direct opgeslagen en de verhuur staat geregistreerd.
Fietsen uit een groepshuur kunnen afzonderlijk worden teruggebracht — de verhuurtijd sluit automatisch zodra de laatste fiets is geretourneerd.
Retour en betalingen
Bij retour scant de medewerker de fiets. De fiets wordt geregistreerd als retour en op de desktop popt de bijbehorende voucher op met de huurdetails, eventuele extra’s en de eindprijs. Bijzonderheden worden direct gelogd. Na bevestiging wordt de voucher afgesloten.
Onderhoud en locatiebeheer
De onderhoudsscan geeft medewerkers direct inzicht in de reparatiegeschiedenis van een fiets. Na een scan wordt de locatie van de fiets bijgewerkt naar de huidige standplaats — handig bij het herverdelen van de vloot over de verschillende locaties.
Dashboard en statistieken
Het dashboard toont realtime het aantal fietsen per locatie en recente scanactiviteit. Beheerders zien in één oogopslag hoe de vloot verdeeld is en hoeveel fietsen er verhuurd zijn.
Resultaat
Medewerkers verwerken verhuur en retour sneller en met minder fouten. Het beheer van de vloot is transparant: altijd duidelijk hoeveel fietsen waar staan en wat er mee gebeurt. Yellow Bike heeft de administratieve last sterk teruggebracht zonder het bestaande boeking- en betaalsysteem te hoeven vervangen.
